Vamos con la respuesta corta, porque tiene dos mitades y la primera sorprende: sí, un propietario puede hacer que su inquilino moroso acabe en un fichero de morosidad. Pero no en ASNEF, y no lo apunta él.
Lo que sigue es quién puede aportar el dato, a qué fichero se puede acudir de verdad, los requisitos que hay que cumplir antes de que llegue el impago (sí, antes: uno de ellos se firma con el contrato) y qué pasa si se hace mal.
Por qué ASNEF no es tu fichero
ASNEF es el fichero de morosidad más conocido de España, así que es el nombre que sale siempre. El problema es que no admite datos de particulares. Lo dice su propio gestor: «la información sobre los morosos la aportan las propias empresas adheridas al fichero», y para adherirse «debes formar parte de una entidad que realice actividades propias de financiación y crédito, pago aplazado y facturación recurrente».
Las entidades que participan son miembros de la Asociación Nacional de Establecimientos Financieros de Crédito y de las asociaciones de factoring y de leasing: bancos, financieras, telecos, aseguradoras, compañías de suministros. Un propietario que alquila su piso no encaja ahí, por mucho que la deuda sea real.
Esto no significa que no puedas hacer nada. Significa que la vía es otra: los ficheros sectoriales de inquilinos morosos, que sí están pensados para el arrendamiento y sí admiten a un propietario particular.
Ojo con lo que se lee por ahí. Circula mucho un «mínimo de 50 euros» para poder incluir a alguien. Ese importe no está en la ley: el artículo 20 de la LOPDGDD, que es el que regula esto, no fija ninguna cuantía mínima. Si un fichero concreto la exige, es una condición suya y hay que preguntársela a él.
Los requisitos que sí fija la ley
La norma es el artículo 20 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), y conviene leer cómo empieza, porque marca el tono de todo lo demás: «Salvo prueba en contrario, se presumirá lícito el tratamiento…». No es una autorización: es una presunción que admite prueba en contrario. Si se cumplen los requisitos, la inclusión se presume legal; si el inquilino demuestra que alguno falla, la presunción se cae.
Los requisitos que te tocan a ti como acreedor son estos:
- Que el dato lo aportes tú o alguien por tu cuenta. La ley admite que los datos los facilite «el acreedor o quien actúe por su cuenta o interés», así que tu administrador de fincas o tu agencia pueden hacerlo en tu nombre.
- Que la deuda sea cierta, vencida y exigible. Las tres cosas. Basta con que el inquilino discuta el importe para que la certeza se caiga, y eso pasa más de lo que parece: lo desarrollamos justo aquí abajo.
- Que el inquilino no la haya reclamado. Si él ha presentado reclamación administrativa o judicial sobre la existencia o la cuantía, o hay abierto un procedimiento alternativo vinculante, no se puede incluir. Y ojo: la reclamación la hace el deudor; que tú le hayas demandado no impide la inclusión.
- Que le hayas avisado antes. Este es el que más gente se salta, y va en su propia sección aquí abajo.
- Que el dato salga del fichero cuando toque. Máximo cinco años desde el vencimiento, y solo mientras el impago siga vivo.
Qué es exactamente una «deuda discutida»
El concepto aparece dos veces en la lista de arriba, así que conviene pararse en él: es donde se cae la mayoría de las inclusiones que acaban mal. Una deuda discutida es, sin más, la que el inquilino ha cuestionado: no reconoce que la deba, o no reconoce que sea esa cantidad. En cuanto eso ocurre, la deuda deja de ser «cierta» y la presunción del artículo 20 se queda sin su primer requisito.
Hay dos grados, y el segundo es el que pilla a la gente desprevenida:
- La reclamación formal. Ha presentado una reclamación administrativa o judicial sobre la existencia o la cuantía, o hay abierto un procedimiento alternativo vinculante. Bloqueo directo: la ley lo dice con esas palabras.
- La discusión sin papeleo. No hay procedimiento ninguno, pero te ha contestado por escrito negando el importe. Con eso ya no puedes sostener que la deuda es cierta, y es justo lo que mira el Supremo: lo decisivo es cuándo apareció la controversia, no en qué ventanilla.
Llevado al alquiler, lo que discute un inquilino casi siempre es una de estas siete cosas:
- Que ese mes lo cubre la fianza. No discute el impago: discute la cuenta.
- Que descontó de la renta una reparación que te tocaba pagar a ti.
- La actualización de la renta: acepta el alquiler de antes y pelea la subida.
- Suministros, comunidad o IBI que le has repercutido sin estar pactados.
- Desperfectos que niega, o que valora en otra cifra.
- La indemnización por irse antes de tiempo, que considera improcedente.
- Que retiene la renta porque la vivienda no está en condiciones.
Y al revés: dos cosas que no convierten una deuda en discutida. Que el inquilino deje de pagar y no diga nada —el silencio no es una discusión—, y que el procedimiento lo hayas abierto tú. Ya asomaba arriba y merece repetirse, porque suena al revés de lo que uno espera: haberle demandado no te cierra la puerta del fichero; la reclamación que bloquea es la que hace él.
Queda el caso incómodo, que es más frecuente de lo que parece: que discuta solo una parte. Te debe seis mensualidades y pelea cuatrocientos euros de una caldera. La deuda no desaparece, pero la cifra que ibas a comunicar ya no es la que tú creías, y el apartado 2 del mismo artículo te hace responder «de la inexistencia o inexactitud» del dato que has facilitado. Aquí lo prudente no es afinar la cuenta por tu cuenta: es esperar a tenerla cerrada.
El aviso previo: la cláusula que se firma con el contrato
El artículo 20.1.c) exige haber informado al afectado de la posibilidad de acabar en un fichero «en el contrato o en el momento de requerir el pago», y —esto es lo que casi nadie cumple— «con indicación de aquéllos en los que participe».
O sea: no basta con una advertencia genérica de «te meteré en un fichero de morosos». Hay que nombrar el fichero. Y como la ley te da dos momentos para hacerlo, lo sensato es usar los dos:
- En el contrato, con una cláusula que diga que el impago podrá comunicarse a un sistema de información crediticia y que nombre cuál. Es gratis, se firma cuando nadie está enfadado y te cubre desde el primer día.
- En el requerimiento de pago, cuando el impago ya ha empezado. Es la segunda oportunidad de cumplir el requisito si el contrato no lo llevaba, y por eso nuestro modelo de burofax por impago incorpora esa advertencia con el hueco para escribir el nombre del fichero.
Si el inquilino ya ha discutido la deuda, no anuncies la inclusión. No solo porque no vas a poder ejecutarla: anunciar una inclusión que no cabe se acerca peligrosamente a usar el fichero como instrumento de presión, que es justo lo que los tribunales miran con lupa.
A qué fichero puedes acudir de verdad
Esta es la parte práctica. Los tres ficheros del sector que admiten a un arrendador funcionan de forma distinta, y la diferencia importante es qué te piden para creerte:
| Fichero | Qué exige para incluir |
|---|---|
| FIM Ibérica (Fichero de Inquilinos Morosos) | Admite particulares y profesionales y anuncia la inscripción como servicio gratuito. Pide el contrato de arrendamiento, la reclamación previa de la deuda y la vía en la que está (prejudicial o con sentencia). Su departamento jurídico revisa la documentación antes de notificar nada al inquilino. |
| S-CAIM | Exige sentencia judicial. Lo dice sin rodeos: hay que adjuntar «un documento que acredite de forma clara y verificable la deuda (sentencia judicial)» y avisa de que, «si no se adjunta la sentencia, no se puede incluir al inquilino». Con un burofax y un contrato no basta. |
| BDMI (morosidad inmobiliaria de idealista) | Admite propietarios particulares, y sus condiciones dicen que «el servicio de inscripción de un deudor en la Base de Datos tiene carácter gratuito». Tampoco pide sentencia. Pide el requerimiento previo de pago con su justificante de envío, el DNI del propietario por las dos caras y el contrato de arrendamiento. Con una particularidad suya: si el contrato de alquiler no es el de idealista, exige que ese requerimiento sea su propio modelo, que es el que lleva dentro el aviso. |
La lectura práctica es sencilla: si todavía no has ido a juicio, tus vías son FIM Ibérica y BDMI; S-CAIM entra en juego cuando ya tienes sentencia. Y como el propietario suele querer que la constancia exista cuanto antes, casi siempre se acaba en una de las dos primeras.
Entre esas dos, lo que las separa no es el precio —las dos anuncian la inscripción como gratuita— sino qué escrito les vale. FIM se queda con tu reclamación previa; BDMI quiere su propio modelo de requerimiento, salvo que el contrato de alquiler sea también el suyo. Es una razón más para decidir a qué fichero vas a acudir antes de mandar el burofax, y no después: ese escrito es el que tiene que llevar el aviso, y no se puede rehacer hacia atrás.
Qué pasa después: los treinta días que no son tuyos
Aquí hay un matiz que sorprende a mucha gente: tú no metes a nadie en el fichero. Tú comunicas la deuda; quien la incorpora es la entidad que mantiene el sistema, y la ley le impone su propio trámite.
El artículo 20.1.c) obliga a esa entidad a notificar al afectado la inclusión y a informarle de sus derechos «dentro de los treinta días siguientes a la notificación de la deuda al sistema», y añade una cosa que casi nunca se cuenta: durante ese plazo los datos permanecen bloqueados. Es decir, hay un mes en el que el dato existe pero todavía no es visible para quien consulte, y en el que el inquilino puede pagar o alegar.
Traducido a la práctica: entre que comunicas la deuda y que un futuro propietario pueda ver a esa persona en el fichero, pasa un mes largo. No es un mecanismo de presión inmediata.
Cuánto dura y cuándo hay que sacarlo
El límite es cinco años desde la fecha de vencimiento de la obligación, y solo «mientras persista el incumplimiento». Las dos condiciones van juntas, y la segunda es la que se olvida: si el inquilino paga, el dato tiene que salir, aunque no hayan pasado los cinco años.
Y no es un detalle menor para ti: el artículo 20.2 dice que quien mantiene el fichero y quien facilitó los datos pueden ser corresponsables del tratamiento, y que el acreedor «responderá de la inexistencia o inexactitud» de los datos que haya facilitado. Si cobras y no lo comunicas, el dato inexacto es tuyo.
Lo que cuesta hacerlo mal: 2.000 euros
No es una cifra teórica. El Tribunal Supremo, en su sentencia 1314/2026, de 23 de julio (ECLI:ES:TS:2026:3502), confirmó que una inclusión indebida en un fichero de solvencia es una intromisión ilegítima en el derecho al honor y fijó una indemnización de 2.000 euros.
Lo relevante de esa doctrina, y lo que conviene interiorizar antes de comunicar nada, es cuándo se rompe el requisito: lo decisivo es que la controversia sobre la deuda se hubiera producido antes de la inclusión. Si el inquilino ya había discutido el importe —por escrito, en una reclamación, en un procedimiento— esa deuda ya no es «cierta» a estos efectos, y meterla en el fichero deja de estar amparado por la presunción del artículo 20.
La regla de oro, en una línea: si tienes cualquier duda de que la deuda sea indiscutida, no la comuniques. Un impago limpio en un fichero te ayuda; uno discutido te convierte en demandado.
Y cuando el que consulta eres tú: dos obligaciones que casi nadie cumple
El mismo artículo 20 tiene una segunda cara, la del propietario que mira el fichero antes de firmar. También tiene reglas:
- Puedes consultar, y por qué. El apartado e) limita la consulta a quien mantenga o vaya a celebrar un contrato que implique «financiación, pago aplazado o facturación periódica». Un alquiler es facturación periódica, así que un propietario que está a punto de firmar con un candidato tiene encaje. Consultar por curiosidad, sobre alguien con quien no vas a contratar, no lo tiene.
- Si le dices que no por lo que has visto, tienes que decírselo. El apartado f) obliga a quien consulta a informar al afectado del resultado de la consulta cuando le deniega el contrato —o se lo ofrece en condiciones distintas de las ordinarias— como consecuencia de esa consulta. Es una obligación tuya, y no la cumple casi nadie.
Un tercer matiz útil: si el inquilino ha impugnado la exactitud de sus datos, el sistema informa a quien consulta de la mera existencia de esa circunstancia. Un dato «en discusión» no es lo mismo que un dato limpio, y conviene leerlo así. Si quieres el cuadro completo de qué mirar antes de firmar, lo tienes en cómo saber si un inquilino es solvente.
Lo que un fichero de morosos no te devuelve
Y aquí conviene ser honesto, porque es la parte que no se cuenta. Incluir a un inquilino en un fichero de morosidad hace dos cosas: deja constancia para el siguiente propietario y añade una presión real sobre el deudor, que verá cerrarse puertas de financiación. Lo que no hace es devolverte el dinero. No es un mecanismo de cobro: para eso están la reclamación de la deuda y, en su caso, el juzgado.
Por eso el orden que funciona es este: primero el requerimiento fehaciente —que interrumpe la prescripción, le constituye en mora y cumple el aviso previo del 20.1.c—, después la reclamación de lo que se debe, y el fichero como consecuencia de un impago que ya está claro y documentado. Hacerlo al revés es quedarse sin la presunción de licitud y con la deuda igual de viva.
Y la observación incómoda: todo esto ocurre después de que el dinero no haya entrado. La única forma de que un impago no se convierta en esto es que alguien responda del alquiler desde el primer recibo, que es exactamente lo que hace una garantía de alquiler.